GUIA PARA
ORGANIZAÇÃO & BACKCUP
DE E-MAILS
1
ORGANIZAÇÃO
Minimizar falhas no backup dos seus e-mails?
Reduzir as chances de perder dados importantes?
Organize suas mensagens.
CONTRA INDICAÇÃO
Aplicativos de e-mail permitem armazenarmos o histórico das nossas conversas por tempo ilimitado, no entanto o e-mail NÃO É a melhor forma para guardarmos textos, imagens, vídeos, e outros arquivos que recebemos anexados.
Esta é uma prática arriscada de manter esses arquivos, como veremos mais à frente.
SALVE ANEXOS NO COMPUTADOR
Tipicamente todas as suas mensagens estão na nuvem e você pode consultá-las de qualquer computador ou celular. Isso é bem prático, mas tem seus riscos.
Para ter segurança efetiva com suas mensagens você precisa realizar backup com alguma periodicidade. Mas saiba que quanto maior o tamanho do backup e nº de mensagens com anexos, maior o risco de falha no backup ou na recuperação dos arquivos, em caso de necessidade.
Mensagens com anexos são muito mais “pesadas” e este “peso” irá tornar seus backups mais suscetíveis a falhas.
ORGANIZE SUAS MENSAGENS
Crie pastas na sua caixa de entrada (inbox) para organizar e classificar as mensagens que você recebe. Assim fica muito mais fácil localizar informações.
Esta organização também facilita a limpeza da sua caixa de e-mail, que é a eliminação de mensagens sem utilidade. Algo muito importante para você ter um tamanho menor em seu backup.
LIMPE SUA CAIXA DE EMAIL
Verifique sua caixa de entrada com frequência e realize essas 2 atividades de limpeza:
PASSO-1:
Apague mensagens sem utilidade, principalmente aquelas com anexos.
PASSO-2:
Baixe para seu computador os anexos das mensagens e apague o e-mail ou pelo menos apague somente o anexo.
2
BACKUP
Nunca fez backup dos seus e-mails?
Qual o tamanho do prejuízo se você perder alguns ou todos os seus e-mails?
Você decide o tamanho do risco que quer assumir.
Caso queira dormir com mais tranquilidade siga as orientações abaixo.
FERRAMENTA DE BACKUP
Infelizmente não há um modo supersimples de realizar backup de e-mails.
Provedores do mundo todo indicam 2 ou 3 ferramentas, sendo apenas uma tecnicamente menos complexa: Microsoft Outlook.
Se você já usa o Outlook, ficará mais fácil, caso não use, terá que instalar somente para o backup.
PASSOS PARA O BACKUP
Daqui para frente os passos são técnicos. Você tem 2 opções:
OPÇÃO-A)
Fazer por conta própria:
– Instalar o Outlook;
– Configurar cada conta de e-mail;
– Exportar suas mensagens de cada conta de e-mail, em um arquivo PST.
OPÇÃO-B)
Contratar um profissional de TI que realize os passos para você.
